سامانه فروشگاهی را بیشتر بشناسیم

سامانه فروشگاهی را بیشتر بشناسیم

صندوق فروش چیست و چرا باید داشته باشیم؟

پیشرفت روزافزون تکنولوژی و به تبع آن تغییر سبک زندگی بشر، نیازهای آدمی را دگرگون ساخته و بتدریج شیوه‌های جدید جایگزین شیوه‌های سنتی و قدیمی شده اند. در روزگاری که تمام امور حسابداری در دکان‌ها و حجره‌ها با چرتکه انجام می‌شد شاید کسی باور نمی‌کرد زمانی برسد که دیگر این وسیله کاربردی نه تنها پاسخگوی شاغلین حرف مختلف نباشد بلکه مخل انجام امور اقتصادی ایشان نیز باشد.

حتی ماشین حساب‌های رومیزی نیز نتوانستند برای مدت زیادی جایگزین ابزار قدیمی باشند و امروزه شاهدیم استفاده از انواع رایانه‌ها جزو لاینفک زندگی انسان‌ها شده‌اند؛ رایانه‌هایی که روزبه‌روز ارتقاء یافته وکارایی‌های بیشتری پیدا می‌کنند. صندوق فروش (POS) جزو ابزارهایی است که اطلاعات خرید، فروش و سایر هزینه های یک واحد شغلی را به صورت مکانیزه، محاسبه، ثبت و در پایان برگه فیش را به همراه جزییات صادر می کند، ابزاری که جایگزین ابزارهای قدیمی شده است. علاوه بر صندوق فروش، نرم افزارهایی نیز طراحی شده اند که با نصب آنها بر روی رایانه‌های فروشگاهی می‌توان این امر را انجام داد. استفاده از صندوق فروش ضمن صرفه‌جویی در وقت و انرژی افراد و در نتیجه جامعه، دقت و نظم امور را بالا می‌برد و از درصد خطا و اشتباه می کاهد که این مهم، منجر به رشد فعالیت شغلی می‌شود. ارایه فاکتور فروش به مشتریان، اطمینان آنها را بیشتر می‌سازد و موجب رفع شبهه و سوی‌تفاهمات احتمالی می‌شود. یکی از اهداف مهم استفاده از صندوق فروش، شفافیت امور مربوط به هزینه‌هاست؛ چرا که از طریق ارایه فاکتور و ثبت مبادلات، فعالیت‌های اقتصادی قابل استناد می‌شوند. صندوق‌های فروش باید چند ویژگی را در خود داشته باشند که عبارتند از: قابلیت ارتقاء، کیفیت مناسب، به روز بودن و قابلیت استفاده از کارت های اعتباری.

استفاده از صندوق فروش مزایای بی‌شماری دارد که علاوه بر موارد یاد شده می‌توان به مزایای دیگری نیز اشاره کرد. مزایایی چون:

– دارا بودن بارکد‌خوان که به منظور شناسایی کالا استفاده می‌شود و به نحو چشمگیری در وقت مشتری و فروشنده صرفه جویی و از ایجاد صف‌های طولانی جلوگیری می‌کند. ساختار صندوق فروش مناسب کار متصدیان است و به نوعی طراحی شده که به کاربر نظم می‌دهد. دارا بودن کشوی پول، نمایشگر خاص مشتری، صدور فیش، امکان دسترسی به گزارش واقعی روزانه و آگاهی یافتن از اینکه کدام کالا پرفروش یا کم فروش تر بوده اند، صرفه جویی و قابلیت نگهداری هزینه ها از دیگر مزایای کار با این دستگاهاست. صندوق های فروش بسته به قیمت آنها انواع مختلفی دارند که عبارتند ازECR که برای فروشگاه‌های کوچک مانند سوپرمارکت‌ها کاربرد دارد. POS که برای فروشگاه‌های زنجیره ای بزرگ کاربرد دارد وTOUCH POS که در فست فودهای بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد. شایان ذکر است برای بهره برداری لازم از امکانات این وسیله می‌بایست تمهیدات لازم اندیشیده و موانع و مشکلات، شناسایی و برطرف شوند تا شفاف سازی که توسط عوامل و امور مختلف همچون استفاده از صندوق فروش، حاصل می‌شود موجب رغبت و اطمینان روزافزون مردم برای استفاده از آنها گردد که این مهم به علت ایجاد شفافیت، خود، قطعا دستاوردهای بزرگ و مهمی در برخواهد داشت.

سیستم پوز فروشگاهی چیست؟

سیستم پوز از مانیتور، کیس کامپیوتر، موس، کیبرد (درصورت touch لمسی بودن مانیتور، نیازی به موس و کیبرد نمی‌باشد) نمایشگر پایه‌دار برای دید مشتری، بارکدخوان، فیش پرینتر، صندوق پول و نرم افزار فروش تشکیل می‌گردد که معمولا این سیستم به چند ترازوی فروشگاهی نیز متصل می‌گردد. ارتباط بین سیستم پوز فروشگاهی و ترازو یا به صورت شبکه و یا از طریق بارکد روی فیش صادر شده، توسط ترازوی بارکدزن و ترازوی بارکد لیبل ایجاد می شود .

این سیستم که به آن صندوق فروشگاهی نیز گفته می‌شود مختص عملیات فروش بوده و برای مشتری جزئیات خرید را به صورت یک فیش صادر می‌کند و عملیات حسابداری مکانیزه و انبارداری پیشرفته را نیز شامل می‌گردد. این پایانه‌ها که در اصل یک کامپیوتر می‌باشند به منظور استفاده در نقطه فروش طراحی شده‌اند، به گونه‌ای که فضای کمتری اشغال می‌نمایند و تجهیزات جانبی آن مناسب کاربری صندوق‌دار است .

در این پایانه ها از بارکدخوان به منظور شناسایی کالا استفاده می‌شود و داشتن کشوی پول و نمایشگر خاص مشتری علاوه بر پرینتر صدور فیش از ویژگی‌های عمده این نوع پایانه هاست.

مزایای posفروشگاهی 

امکان اختصاص هر کالا به کد گروه  خاص و تغییر آن در هر زمان

امکان کنترل باز و بسته شدن کشوی پول و پیغام روی نمایشگر مشتری و امکان کنترل نرم افزار صفحه کلید قابل برنامه ریزی

امکان ارتباط با سیستم EFT/POS بانکی و دریافت یا ارسال اطلاعات فاکتور و تعریف کارت‌های اعتباری سیستم بانکی کشور

افزودن امکان کار با Barcode Reader ، Magnetic Reader و Smart Card Reader به منظور استفاده از کارت‌های اعتباری و کارت‌های تخفیف

امکان صدور فاکتور از طریق استفاده از بارکدخوان، صفحه کلید و یا انتخاب کد

کالا از بین کالاهای معرفی شده در سیستم به همراه نمایش موجودی کالای در حال فروش

امکان جستجوی سریع کلیه فاکتورهای قبلی از طریق تاریخ و یا شماره فاکتور

امکان صدور فاکتور نقدی و غیر نقدی و امکان گزارش‌گیری از فاکتورهای غیر نقدی پرداخت نشده

امکان صدور اعلامیه قیمت برای یک و یا گروهی از کالاها

قابلیت تعریف کدینگ محصولات به صورت شناور متناسب با نیاز مشتری

امکان ثبت اطلاعات انبار گردانی

امکان گروه‌بندی کالا بنابر نیاز مشتری (مشتری می‌تواند گروه‌های خود را معرفی نموده و بر اساس آن گزارشات بسیار مفید جهت ارائه به مدیریت تهیه نماید)

استخراج گزارش فروش کالا به تفکیک بازه های زمانی

امکان تعویض کالا به صورت هوشمند و محاسبه اتوماتیک مابه‌التفاوت دریافتی یا پرداختی با توجه به تاریخ رویداد

امکان قرار گرفتن صندوق های متعدد در هر مرکز فروش

کنترل تفکیکی و متمرکز صندوق‌ها از طریق دسترسی های سرپرست

امکان کنترل خروجی‌های صندوق به تفکیک بانک، فرم‌های تنخواه، برداشت‌های مدیریت و …

استخراج گزارشات کنترلی صندوق

استخراج فروش واقعی روزانه (به تفکیک فروش ناخالص، تخفیف مبلغ تعویضی و. . .)

استخراج گزارش کم فروش‌ترین و پرفروش‌ترین کالاها به تفکیک پارامترهای مختلف

کنترل ارسال و دریافت کالا به تفکیک تامین کنندگان و گیرندگان

کنترل ارسال و دریافت امانی کالاها و مباحث حسابداری مربوطه

استخراج گزارش تفکیکی موجودی‌های کالا

استخراج گزارش کاردکس کالاها

صرفه‌جویی در هزینه‌ها

ردیابی جریان‌های تدارکاتی و عملیاتی

نگهداری سوابق جهت تنظیم برنامه ها، تصمیم گیری‌ها، تامین مالی و بودجه‌بندی

نگهداری سوابق میزان فروش کالاها و خدمات

ارایه خدمات سریع و آسان به مشتریان از طریق خروج گردش پول از نقدینگی و افزایش سرعت تراکنش‌ها

اشراف کامل نقدینگی صندوق به تفکیک اقلام مختلف

دارای ساختار مبتنی بر pc و سیستم باز برای قابلیت‌های موبایل

انتخاب‌های متعدد برای صفحه نمایش، پرینتر و صفحه کلید برای برآوردن نیازهای خاص

 قابلیت های سیستمposفروشگاهی

برخی از قابلیت های ماژول‌های سیستم فروشگاهی به اختصار عبارتند از حسابداری- فروش- انبار- مدیریت سیستم

 تاریخچه سیستمpos

درسال ۱۸۷۸ دستگاه ثبت پول (cash register) توسطjamesritty اختراع شد

در سال ۱۸۸۴، ncrدر ایالت متحده به وجود آمد

در سال ۱۹۷۹ سیستم اسکن pos ابداع شد

در سال ۱۹۸۱ اولینpos رستورانی ابداع شد

مزایای POSهای فروشگاهی

• امکان اختصاص هرکالا به کدگروه خاص و تغییرآن در هرزمان•امکان کنترل باز و بسته شدن کشوی پول و پیغام روی نمایشگر مشتری و امکان کنترل نرم‌افزاری صفحه کلید قابل برنامه‌ریزی• افزودن امکان کار باBarcode Reader ،Magnetic Card Reader و Smart Card Reader به منظور استفاده از کارت‌های اعتباری و کارت‌های تخفیف• امکان صدورفاکتور ازطریق استفاده از بارکدخوان،صفحه کلید ویا انتخاب کد• امکان جستجوی سریع کلیه فاکتورهای قبلی ازطریق تاریخ ویا شماره فاکتور• امکان صدور اعلامیه قیمت برای یک و یا گروهی ازکالاها• استخراج گزارش فروش کالا به تفکیک بازه‌های زمانی• امکان قرارگرفتن صندوق‌های متعدد در هر مرکز فروش•کنترل تفکیکی و متمرکز صندوق‌ها ازطریق دسترسی‌های سرپرست
  • استخراج گزارشات کنترلی صندوق• استخراج گزارش فروش واقعی روزانه به تفکیک فروش ناخالص و تخفیف
  • استخراج گزارش کم‌فروش‌ترین و پرفروش‌ترین کالاها به تفکیک پارامترهای مختلف• صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان• نگهداری سوابق میزان فروش کالاها و خدمات• اشراف کامل بر نقدینگی صندوق به تفکیک اقلام مختلف

انواع صندوق‌های فروشگاهی:

۱-ECR

۲- POS

۳- TOUCH pos

هرکدام از حالت‌های فوق، بازار هدفی را پوشش می دهد، مثلا ECR برای فروشگاه‌های کوچک مانند اغذیه فروشی، سوپرمارکت و … می‌باشد.POS ها برای سوپرمارکت های بزرگ وزنجیره ای وTOUCH POSها بیشتر برای فست فود های بزرگ قابل استفاده می باشد.

علاوه بر بازار هدف بودجه صاحب فروشگاه نیز شرط اساسی برای تهیه هر یک حالت‌های بالاست.

اگر صاحب فروشگاه تمایل به هزینه نمودن حداکثر ۵۰۰ هزار تومان را دارد از دستگاه‌های ECR استفاده می‌نماید.

اگز صاحب فروشگاه هزینه حداقل یک میلیون و دویست هزار تومان را خواهان است از دستگاه POS استفاده می نماید.

و در نهایت اگر صاحب فروشگاه هزینه حداقل دو میلیون تومان را خواهان است از دستگاه‌هایTOUCH استفاده می کند.